En este ejemplo ilustrativo, una persona administra diez apartamentos en Medellín o Cartagena. Las reservas están en un sistema, la limpieza en un grupo de WhatsApp, los documentos de los huéspedes en fotos del celular y las respuestas en la memoria de quien tenga el teléfono. Cuando decide "conseguir un software", le surge la pregunta: ¿qué va a resolver y qué va a seguir en WhatsApp y en hojas de cálculo?
Por qué la pregunta cuesta responderla
Para evaluar un software, revisen cómo conecta las reservas, los canales, la facturación, la atención al huésped y las tareas del equipo. El alcance depende del proveedor, del plan y de la configuración. La respuesta depende de separar tres cosas: lo que cubre un PMS, lo que exige la normativa y lo que es operación diaria.
Este artículo compara lo que dos PMS usados en Colombia declaran en sus sitios, sin calificarlos, y propone una lista de preguntas para cualquier proveedor.
Qué declaran dos PMS colombianos
Datos tomados de las páginas oficiales de cada proveedor, revisadas el 2 de octubre de 2026. Son afirmaciones de cada empresa; verifíquenlas en una demostración.
Loggro Alojamientos. En su página para apartamentos dice que centraliza las reservas, gestiona varios apartamentos vacacionales desde un solo lugar, emite facturas electrónicas y se conecta con OTAs como Airbnb, Booking y Expedia. En su página general lista, entre otras funciones: conexión con reportes de SIRE y TRA, gestión de limpieza y mantenimiento, módulo de facturación electrónica y reportes de rendimiento y ventas. Algunos canales dependen del plan: el channel manager conectado a Booking.com y Expedia figura desde el plan Standard, y otros canales en Premium. En la página revisada, WhatsApp aparece como contacto comercial y de soporte; no encontramos allí una descripción de atención a huéspedes por WhatsApp dentro del producto.
LobbyPMS. En su sitio describe un channel manager, un motor de reservas, facturación electrónica para Colombia y República Dominicana, housekeeping hotelero y gestión de unidades en apartahoteles. No mencionan SIRE o TRA en la página que revisamos; eso no significa que no lo cubran, solo que debe preguntarse.
Ambos son sistemas de reservas y operación de alojamiento, y ambos cubren el núcleo: calendario, canales y facturación. Ese es el alcance que describen; comprueben cómo funciona para sus reservas durante la demostración.
Lo que no es del PMS: la normativa
Un requisito que conviene tener presente es el reporte de extranjeros. Según Migración Colombia (revisado el 2 de octubre de 2026), el Sistema de Reporte de Extranjeros (SIRE) registra, entre otros, el alojamiento y el hospedaje de extranjeros, y "el reporte a través del SIRE es una obligación legal" para quienes están en esas circunstancias. El registro es gratuito.
Si su alojamiento recibe extranjeros, pregunten a su proveedor de PMS si automatiza este reporte, cómo, y qué datos del huésped debe tener cargados. No es un tema para resolver el día de la llegada.
Sobre el Registro Nacional de Turismo, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo indica que la inscripción tiene vigencia anual, es gratuita y se renueva entre el 1 de enero y el 31 de marzo (consultado el 2 de octubre de 2026). Qué tipos de alojamiento deben inscribirse depende de su caso; la página que revisamos no lo precisa, así que consulten a la entidad. Aparte, el Ministerio describe la Tarjeta de Registro de Alojamiento (TRA) como el sistema para que los prestadores de alojamiento turístico registren a sus huéspedes, con base en la Ley 2068 de 2020 y con un RNT activo (noticia del 3 de noviembre de 2022, consultada el 2 de octubre de 2026). Son tres registros distintos: RNT (el prestador), TRA (los huéspedes, ante el Ministerio) y SIRE (los extranjeros, ante Migración Colombia). Esto no es asesoría legal. Si quieren una guía para ordenar los datos del huésped antes de la llegada, la tienen en registro de huéspedes en Colombia.
Preguntas para cualquier PMS
- ¿Qué canales conecta en mi plan y cuáles requieren plan superior?
- ¿Sincroniza disponibilidad y tarifas en ambas direcciones? ¿Con qué frecuencia?
- ¿Emite factura electrónica con la normativa colombiana? ¿Cómo maneja las reservas de OTAs?
- ¿Automatiza el reporte de extranjeros? ¿Qué debo cargar yo?
- ¿Puede asignar tareas de limpieza y mantenimiento por unidad? ¿Quién las ve?
- ¿Tiene API o integraciones documentadas, y quién las soporta?
- ¿Cómo manejo conversaciones de WhatsApp con huéspedes? Si no está en el producto, ¿hay un socio?
La séptima suele marcar la diferencia en una operación pequeña. Pidan las respuestas por escrito o verifíquenlas en una demostración con sus propias reservas: una función que existe en la lista de un plan no siempre está activa en el suyo.
También conviene preguntar por el costo total real: qué incluye cada plan, qué se cobra aparte y qué pasa con sus datos si más adelante cambian de sistema. Esa información debe constar en el contrato, no en una conversación.
Cómo conectar la conversación con el trabajo del equipo
Ambos proveedores describen funciones operativas. Comprueben en una demostración cómo conectan estas tareas con la reserva y la conversación:
- Responder por WhatsApp, a cualquier hora, con la información correcta de la unidad.
- Saber quién atendió a cada huésped y qué se le prometió.
- Coordinar la limpieza entre una salida y una llegada el mismo día.
- Pedir y recibir documentos antes del check-in.
Ejemplo ilustrativo (no corresponde a un cliente real): un apartamento tiene salida a las 11 a. m. y llegada a las 3 p. m. El huésped que llega pregunta por WhatsApp a las 12 si ya está listo. Quien responde necesita ver, en el mismo lugar, la reserva, el estado de la limpieza y el último mensaje del huésped.
Para esto hay tres caminos: ampliar el uso del propio PMS si ofrece esas funciones, usar un servicio especializado de mensajería, o una plataforma que una conversación y operación. Cada uno tiene costos y límites; evalúenlo con su volumen real.
Dónde entra InnSync
InnSync no es un PMS ni lo reemplaza. Es una plataforma de atención y operación que trabaja al lado del sistema que ya usan: WhatsApp oficial con bandeja de equipo, respuestas escritas a partir de las reservas, seguimiento de cada huésped, documentos antes de la llegada y las rutinas de limpieza y check-in que siguen a cada reserva. No presenta reportes ante SIRE ni ante otras entidades.
Si usan Loggro o LobbyPMS
Sigan con Loggro o con LobbyPMS. InnSync trabaja junto a ellos; cómo llegan sus reservas a InnSync se acuerda en la primera llamada.
Si quieren revisar cómo se vería en su operación, escríbannos aquí.