En este ejemplo ilustrativo, un huésped llega a las 10 de la noche a un apartamento en Medellín. El anfitrión no está, el portero pide el documento, el huésped no lo encuentra en el celular, y a medianoche alguien termina copiando un número de pasaporte desde una foto torcida. Al preparar el reporte, el equipo descubre que no puede confirmar si ese número está bien.
Esto no es descuido de nadie. Es lo que pasa cuando una operación crece y el registro se resuelve el día de la llegada, a mano, con quien esté disponible. Este artículo propone otro orden: pedir los datos antes, en un solo lugar, y saber qué parte de la norma conviene confirmar con la entidad.
Una advertencia que va primero: esto no es asesoría legal. Las obligaciones dependen de su tipo de alojamiento, de su ciudad y de la fecha. Abajo separamos lo que verificamos en fuentes oficiales, con fecha, de lo que ustedes deben confirmar con la entidad.
Por qué el registro se complica
Un alojamiento con cinco a veinte unidades recibe huéspedes por Airbnb, Booking y mensajes directos. Cada canal entrega datos distintos. Antes de pedir información adicional, revisen qué datos recibieron con cada reserva y cuáles faltan para el registro que les corresponde. Entonces el equipo pide esos datos por el canal que esté a mano, y las respuestas quedan repartidas en chats, correos y fotos del celular.
Las consecuencias son las de siempre: documentos que llegan tarde, datos incompletos, y una persona del equipo que dedica la tarde anterior a cada llegada a perseguir a los huéspedes.
Lo que dicen las fuentes oficiales (consultadas el 2 de octubre de 2026)
SIRE, Migración Colombia. En la página oficial del SIRE, Migración Colombia indica que "el reporte a través del SIRE es una obligación legal para quienes tengan bajo su responsabilidad a extranjeros(as)" en las situaciones que lista. Esa lista incluye "alojamiento" y "hospedaje". La página señala que el servicio es gratuito, que para reportar hay que inscribirse en el portal y que la respuesta a la inscripción llega por correo en un máximo de tres días hábiles. También indica qué debe tener a mano quien reporta: sus datos de identificación (NIT, cédula, etc.) y los datos del extranjero (número de pasaporte, cédula de extranjería, etc.). Entre los enlaces de interés cita el Decreto 1067 de 2015.
RNT, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. En la página del Registro Nacional de Turismo, el Ministerio indica que la inscripción tiene vigencia anual, es gratuita y debe renovarse entre el 1 de enero y el 31 de marzo de cada año. El trámite se hace por la plataforma de las cámaras de comercio (rnt.confecamaras.co).
TRA, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. En su página sobre la Tarjeta de Registro de Alojamiento, el Ministerio la describe como el sistema habilitado para que los prestadores de alojamiento turístico registren a sus huéspedes, conforme a la Ley 2068 de 2020. En una noticia del Ministerio (publicada el 3 de noviembre de 2022) se indica que aplica a establecimientos de alojamiento turístico, viviendas turísticas y otros hospedajes turísticos, que se necesita un RNT activo y acceso al correo registrado, y que hay guía técnica en tramincit.gov.co. Las fechas de implementación de esa noticia son de 2022; no las damos como vigentes.
Tres cosas distintas. La TRA es el registro de huéspedes que se presenta al Ministerio. El SIRE es el reporte de huéspedes extranjeros a Migración Colombia. El RNT es la inscripción del propio prestador. Qué aplica a su alojamiento, quién diligencia cada uno, con qué datos y en qué plazo, confírmenlo con la entidad, con su cámara de comercio o con un abogado de turismo; no encontramos en las páginas oficiales que revisamos el plazo del reporte en SIRE ni qué tipos de alojamiento deben inscribirse en el RNT.
Cómo organizar el registro con las herramientas que ya usan
Esta parte funciona con un formulario, una hoja de cálculo y un mensaje de WhatsApp.
1. Definan la lista de datos una sola vez. Una lista mínima razonable, que ustedes ajustan según lo que su entidad les confirme:
- Nombre completo como figura en el documento.
- Tipo y número de documento, y nacionalidad.
- Fecha de llegada y de salida (ya la tiene la reserva).
- Datos de cada acompañante, si los registran.
- Un teléfono de contacto.
2. Pidan los datos con tiempo. El mensaje de bienvenida, enviado unos días antes de la llegada, es el momento natural. Un texto que pueden usar:
Si la reserva viene de Airbnb, confirmen qué información adicional pueden exigir por motivos legales o de cumplimiento (la política de Airbnb lo regula) e indiquen en el anuncio qué solicitan y por qué. No pidan fotos del documento antes de la llegada salvo cuando corresponda esa excepción.
Hola, [nombre]. Para preparar su llegada el [fecha] a [apartamento], completen los datos solicitados en este formulario: [enlace]. No envíen números ni fotos de documentos por este chat. Si ya los completaron, no tienen que hacer nada más. Cualquier duda, aquí estamos.
3. Marquen el estado por reserva. Tres estados bastan: pendiente, recibido, revisado. Quien revisa compara el documento con los datos escritos, no solo los archiva.
4. Hagan un segundo recordatorio. Un día antes de la llegada, a quienes siguen pendientes, con una frase corta. Tener la lista de pendientes del día evita decidir a las 9 de la noche a quién escribirle.
5. Guarden los datos con cuidado. Son datos personales. Limiten quién puede verlos, no los dejen en chats personales y definan cuánto tiempo los conservan. Aplica la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de protección de datos personales: su artículo 12 exige que, al pedir la autorización, se le informe al huésped de manera clara para qué se usarán sus datos. Esto no es asesoría legal; confirmen con un asesor el texto de autorización que necesitan.
Dónde entra InnSync
InnSync es la plataforma de atención y operación que trabaja junto al PMS que ya usan. Para este problema hace dos cosas: envía el formulario de documentos antes del check-in y da seguimiento a los huéspedes que no lo han completado, y le da a recepción un enlace con las llegadas del día, para que el equipo no arme esa lista a mano. La atención se hace por WhatsApp, el canal donde sus huéspedes ya responden.
Lo que InnSync no hace: no presenta reportes ante SIRE ni ante ninguna entidad. Recoger los documentos a tiempo y completos es el paso que sí se puede ordenar; el reporte lo siguen haciendo ustedes o su proveedor, según lo que la entidad les indique.
Si usan un PMS
- Guesty. InnSync se conecta con Guesty; las reservas, unidades y huéspedes llegan de ahí.
- Hostaway, OwnerRez, Lodgify. Sigan con su PMS. InnSync organiza la operación a su alrededor; la conexión se configura con ustedes durante el onboarding.
- Cloudbeds, LobbyPMS, Loggro. Sigan con su PMS. InnSync trabaja junto a él; cómo llegan sus reservas a InnSync se acuerda en la primera llamada.
Pregunten a su proveedor de PMS si ofrece reportes de SIRE o TRA y qué incluye ese servicio.
Qué hacer esta semana
- Escriban la lista de datos que piden hoy y compárenla con la que la entidad les confirme.
- Elijan un solo canal para recibirlos y un solo formulario.
- Definan quién revisa los documentos y cuándo.
- Si quieren ver cómo se vería con sus reservas, pueden contarnos cómo funciona su operación.