Un hostal en Medellín o una casa vacacional en Santa Marta lleva las reservas en Cloudbeds y recibe las preguntas por WhatsApp: hora de llegada, cómo llegar, si hay parqueadero. Quien atiende abre la reserva en una pestaña, copia el dato, vuelve al chat y escribe. Cuando las consultas se acumulan, copiar los datos entre la reserva y el chat añade trabajo y puede provocar errores.
Tres preguntas se repiten en cada operación: qué mensajes necesitan plantilla, cuánto cuesta cada uno y cómo responder sin abrir la reserva para cada consulta.
Por qué se repite
La reserva vive en el sistema de reservas y la conversación vive en WhatsApp. Ninguna de las dos es el problema: son dos trabajos distintos y, cuando la operación crece, la persona que atiende termina siendo el puente entre ambas. Además, las reglas de Meta para WhatsApp (ventana, plantillas, costos) no son obvias, y se descubren cuando un mensaje no sale o llega una factura.
La respuesta corta: el costo depende del tipo de mensaje, de la ventana de atención y de las tarifas vigentes de Meta; y las respuestas más útiles son las que se escriben a partir de la reserva real, no de un texto genérico.
Qué se cobra y qué no
Meta cobra por mensaje de plantilla entregado desde el 1 de julio de 2025. Para los mensajes de servicio (los que responden al huésped dentro de la ventana de 24 horas), consulten la condición vigente en la documentación de precios de Meta; no damos ninguna categoría por gratuita. En resumen:
- Mensajes de servicio y texto libre dentro de la ventana de atención de 24 horas: consulten la condición vigente en Meta. La ventana se abre cuando el huésped les escribe y se renueva con cada nuevo mensaje del huésped.
- Plantillas fuera de la ventana: se cobran según categoría (marketing, utilidad o autenticación) y país del destinatario.
- Anuncios de clic a WhatsApp: existen ventanas especiales con condiciones propias; revísenlas en la página oficial si los usan.
Las tarifas por mensaje para Colombia dependen de la categoría y están disponibles en pesos colombianos y en dólares. Meta registró un ajuste en Colombia el 1 de octubre de 2025, con tarifas más altas para utilidad y autenticación (registro de cambios), y habilitó la facturación en pesos colombianos desde el 1 de abril de 2025 en la misma página.
No incluimos una cifra porque Meta carga las tarifas de forma dinámica y cambian. Consúltenlas en la página oficial de precios, seleccionando Colombia, la moneda y la categoría. Además, el proveedor por el que envían (su PMS o una herramienta aparte) puede aplicar su propia estructura de cobro sobre la de Meta; revisen esa condición en su contrato.
Plantillas: cuáles preparar
Meta clasifica las plantillas en tres categorías, y la categoría determina el precio. La revisión es automática al crear o editar la plantilla y, según Meta, puede tardar hasta 24 horas; solo se puede enviar una plantilla aprobada (guía de plantillas).
Para un alojamiento, un conjunto mínimo de plantillas de utilidad:
- Confirmación y datos de llegada: fecha, hora de check-in, dirección y cómo ingresar.
- Recordatorio previo a la llegada: si el huésped reservó por una plataforma y nunca les ha escrito, antes de enviarlo que nunca les ha escrito, confirmen que tienen su autorización para contactarlo por WhatsApp (política de Meta); después, utilicen una plantilla aprobada.
- Instrucciones de salida: hora, llaves, residuos.
- Aviso de cambio: si cambia la unidad o un acceso.
Cada plantilla debe describir un hecho de la reserva, no una promoción. Una oferta para volver es marketing y se trata, y se cobra, como marketing.
Responder desde la reserva real
Las plantillas cubren lo que ustedes inician. Lo demás son preguntas del huésped, y ahí el tiempo de respuesta depende de que alguien abra la reserva y busque el dato.
Una respuesta útil necesita tres cosas de la reserva: las fechas, la unidad asignada y lo que ya se acordó con ese huésped. Con eso, "¿a qué hora puedo llegar?" se contesta con la hora que corresponde a su estancia, no con un texto general.
Ejemplo ilustrativo. Una huésped escribe el miércoles: "Llegamos el viernes tarde, ¿hay problema?". La respuesta adecuada nombra la unidad que tiene asignada, la hora de check-in de ese día y si hay que coordinar la entrega de llaves. Si hay una condición especial en la reserva, la respuesta la considera.
Dos límites que conviene decidir de antemano:
- Ventana de 24 horas. Una respuesta de texto libre, escrita por una persona o por una herramienta, solo sale si el huésped escribió en las últimas 24 horas. Fuera de ella, hace falta una plantilla aprobada.
- Qué se responde con la reserva y qué pasa a una persona. Hora de llegada y cómo llegar se pueden responder desde la reserva. Cambios de tarifa, quejas o casos fuera de lo acordado conviene que los revise alguien del equipo.
Dónde entra InnSync
InnSync no reemplaza a Cloudbeds. Es la capa de atención que trabaja junto al PMS: WhatsApp oficial con bandeja de equipo, respuestas escritas a partir de las reservas (con Carmen, la asistente de IA de InnSync) y seguimiento de cada huésped. Sigue con la operación que viene después: documentos antes de la llegada, limpieza, check-in y rutinas del equipo.
Si usan Cloudbeds
Sigan con Cloudbeds. InnSync trabaja junto a él; cómo llegan sus reservas a InnSync se acuerda en la primera llamada.
Pueden ver cómo funciona para alojamientos en Colombia en tryinnsync.com/co.